Article blog

L'automatisation des états des lieux

Dans l’univers de la gestion locative et de la location courte durée, les états des lieux occupent une place essentielle, bien qu’ils représentent souvent une source de stress et de complications pour les propriétaires, conciergeries et gestionnaires. L’erreur humaine lors de la réalisation manuelle de ces états peut avoir de lourdes conséquences sur la restitution des dépôts de garantie et générer des conflits avec les voyageurs. Pour répondre à ces enjeux, l’automatisation des états des lieux apparaît comme une solution innovante et performante. Dans cet article, nous allons examiner en détail pourquoi ces opérations sont souvent stressantes, comment les erreurs humaines peuvent engendrer des litiges, et comment des solutions telles que check easy, développée main dans la main avec son premier utilisateur, José, révolutionnent la gestion locative. Nous aborderons également la problématique des propriétaires et conciergeries qui renoncent aux états des lieux, préférant un système entièrement automatisé et sans contact.

Pourquoi les états des lieux sont une source de stress pour les gestionnaires

Réaliser un état des lieux est souvent synonyme de contraintes organisationnelles et de tensions émotionnelles pour les gestionnaires. Lorsqu’un gestionnaire se trouve confronté à l’arrivée ou au départ d’un locataire, la pression est énorme : il faut inspecter minutieusement chaque recoin du bien, noter l’état de chaque pièce et ce, en un temps limité. Ce moment, qui devrait garantir la transparence entre propriétaire et locataire, se transforme fréquemment en une opération stressante et complexe.Les imprévus sont nombreux : un éclairage défectueux, une salissure passée inaperçue ou des détails jugés insignifiants peuvent être interprétés de manière divergente par les parties. Une petite éraflure ou une tache non remarquée lors de l’état initial peut, lors du départ du locataire, devenir le prétexte à une retenue injustifiée sur le dépôt de garantie. Pour un gestionnaire déjà surchargé par un flux constant d’entrées et de sorties, ce contrôle minutieux devient une véritable source d’angoisse.

L’impact des erreurs humaines sur les dépôts de garantie et les conflits avec les voyageurs

Lorsque l’état des lieux est réalisé manuellement, le risque d’erreurs humaines est très élevé. Une omission ou une approximation, même minime, peut se transformer en litige majeur. En effet, une petite imperfection non notée lors de l’état initial peut être revendiquée lors du départ du locataire, engendrant des conflits qui se prolongent parfois pendant de longues périodes. La subjectivité de l’inspection manuelle ouvre la porte aux contestations : ce qui est perçu par l’un comme une simple usure peut être interprété par l’autre comme une dégradation intentionnelle.Ce manque de standardisation dans la procédure complique également le traitement administratif. Chaque gestionnaire doit alors consacrer un temps considérable à prouver l’état initial du logement, souvent en multipliant les justificatifs et les échanges, ce qui aggrave la relation de confiance avec les voyageurs. Ces litiges, qualifiés parfois de « litiges de dingue », nuisent à la réputation des agences de gestion locative et des conciergeries, transformant un processus qui devrait garantir la transparence en une source constante de conflits.

L’automatisation des états des lieux : comment ça fonctionne ?

Face à ces défis, l’automatisation des états des lieux se présente comme une solution incontournable pour simplifier et fiabiliser le processus. Grâce à des technologies modernes, il est désormais possible de réaliser des inspections de manière digitale et systématique, réduisant considérablement les risques d’erreurs. Voici les principales fonctionnalités des solutions d’automatisation :

Capture d’images en haute résolutionL’utilisateur peut prendre des photos détaillées du bien, chaque cliché étant automatiquement horodaté et géolocalisé. Cela permet de constituer une preuve irréfutable de l’état du logement au moment de l’inspection.
Formulaires interactifs et guidésLes applications proposent des questionnaires numériques qui guident l’opérateur à travers chaque pièce du logement. Chaque élément à inspecter est rappelé de manière systématique, ce qui limite les oublis et standardise la procédure.
Analyse automatisée par algorithmesCertains outils intègrent des technologies de reconnaissance d’images capables de détecter automatiquement des anomalies ou des variations entre deux états des lieux, offrant ainsi une analyse objective et précise.
Stockage sécurisé dans le cloudLes données recueillies sont sauvegardées sur des serveurs sécurisés, ce qui permet un accès rapide et une vérification ultérieure en cas de litige. Cette traçabilité complète renforce la crédibilité de l’état des lieux.

En automatisant ces étapes, le processus devient non seulement plus rapide, mais aussi nettement plus fiable. La réduction des erreurs humaines et la standardisation des inspections contribuent à diminuer drastiquement les risques de litiges et de conflits avec les voyageurs.

Check Easy : une solution clé en main pour la gestion locative

Parmi les solutions disponibles sur le marché, check easy se distingue par son approche innovante et conviviale. Développée main dans la main avec José, son premier utilisateur, check easy a été conçue pour répondre aux besoins spécifiques des gestionnaires et des conciergeries. La plateforme offre une interface intuitive et des fonctionnalités avancées qui transforment le quotidien de la gestion locative.
Les atouts majeurs de check easy :

Intégration complète du check-in check-outLa plateforme enregistre automatiquement l’état du logement à l’arrivée et au départ du locataire. Cette continuité garantit une cohérence dans le suivi du bien, de la remise des clés à la fin du séjour.
Accessibilité en temps réelGrâce à une interface web et mobile, les gestionnaires peuvent consulter les états des lieux depuis n’importe quel appareil connecté, ce qui facilite le suivi et la prise de décision, même à distance.
Réduction des erreurs et des litigesEn éliminant la subjectivité de l’inspection manuelle, check easy assure une documentation précise et vérifiable. Les preuves collectées permettent de limiter les contestations lors de la restitution des dépôts de garantie.
Interface conviviale et personnalisableAdaptée aux novices comme aux experts, la plateforme propose un parcours utilisateur optimisé qui simplifie chaque étape de l’état des lieux, garantissant ainsi une expérience rapide et efficace.

Grâce à ces fonctionnalités, check easy se présente comme une solution clé en main pour moderniser la gestion locative. Le gain de temps et la diminution des litiges permettent aux gestionnaires de se concentrer sur d’autres aspects essentiels de leur activité, tout en assurant une relation de confiance avec les locataires.

L’absence d’états des lieux traditionnels : un risque majeur dans un contexte de dématérialisation

Ces dernières années, une tendance s’est affirmée dans la gestion locative : certains propriétaires et conciergeries optent pour une gestion entièrement dématérialisée, éliminant totalement l’état des lieux physique. Dans ce modèle, les clés sont laissées dans des boîtes à clés, permettant aux voyageurs de récupérer et de redéposer les clés sans aucun contact humain. Si cette méthode semble séduisante par sa simplicité et son côté autonome, elle comporte néanmoins des risques non négligeables.
Les enjeux de la dématérialisation complète :

Absence de vérification physiqueLorsque les voyageurs trouvent les clés dans une boîte à clés et repartent de la même manière, il n’existe aucun contrôle sur l’état du logement. Sans présence d’un gestionnaire ou d’un outil numérique pour constater l’état réel du bien, il devient extrêmement difficile d’établir une preuve en cas de dégradation.
Risques accrus de litigesSans état des lieux précis, en cas de problème (dégât, usure anormale, ou dégradation volontaire), il n’existe aucun document attestant de l’état initial du logement. Cela peut entraîner des litiges majeurs, où le propriétaire ou la conciergerie se retrouve sans défense face à des contestations du locataire.
Perte de confiance et de transparence
L’absence de contrôle formel fragilise la relation entre le gestionnaire et le locataire. Un état des lieux, même automatisé, offre une transparence indispensable qui sécurise les deux parties. Le contact humain ou, à défaut, un système de vérification digitalisé, permet de renforcer la confiance et d’assurer un suivi rigoureux de l’état du bien.

Comment l’automatisation peut pallier ces risques

Face à ces enjeux, l’automatisation des états des lieux se révèle être une alternative fiable et sécurisée. Contrairement à la méthode de la boîte à clés, une solution comme check easy permet de créer une trace numérique incontestable du logement à chaque entrée et sortie. Même dans un contexte où le contact humain est limité, l’outil offre :

Un contrôle visuel et numériqueChaque état des lieux est réalisé via des photos et des formulaires interactifs qui garantissent une traçabilité complète. Même si le locataire récupère les clés en autonomie, l’état du bien est enregistré de manière objective.
La garantie d’une preuve en cas de litigeLes données collectées, stockées de façon sécurisée dans le cloud, permettent de prouver l’état initial du logement. En cas de contestation, le propriétaire ou la conciergerie dispose d’éléments de preuve solides pour défendre ses intérêts.
La sécurisation de la relation locativeEn adoptant une solution automatisée, le gestionnaire montre son engagement pour une gestion transparente et équitable. Cette démarche contribue à instaurer une relation de confiance avec les voyageurs, malgré l’absence de contact physique.

Témoignages et retours d’expérience : José la première conciergerie qui a utilisé Check Easy

L’expérience de José, premier utilisateur de check easy, illustre parfaitement l’impact positif de l’automatisation sur le terrain. Passionné par la location courte durée, josé était auparavant confronté aux aléas des états des lieux manuels. Il se souvient d’entrées et sorties autonomes qui se transformaient en véritables casse-têtes : objets déplacés, traces inexpliquées et litiges de dingue avec des voyageurs convaincus que le logement avait subi des dégradations volontaires.

« Avant, chaque check-in et check-out était une source d’angoisse. On se retrouvait souvent avec des contestations injustifiées et des procédures interminables pour prouver l’état initial du logement, explique josé. Aujourd’hui, grâce à check easy, tout se fait de manière automatisée et transparente. L’outil me guide à chaque étape et les erreurs sont quasi inexistantes. Les litiges se font bien plus rares, et je peux enfin gérer mon activité sereinement. »

Ce témoignage met en lumière comment une technologie bien pensée permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de sécuriser les transactions entre propriétaires, conciergeries et locataires.

Subscribe to our newsletter

Thank you! Your submission has been received!

Oops! Something went wrong while submitting the form.

5 raisons pour lesquelles les conciergeries Airbnb doivent adopter Check Easy

Pourquoi l’intelligence artificielle est l’avenir de la location courte durée ?

Comment gagner du temps et éviter les litiges dans la gestion locative ?